Si os casáis y habéis decidido NO contratar a una wedding planner, tenéis todo el derecho a no hacerlo, dependerá de lo grande que sea la boda en cuanto a invitados, de nuestro tiempo libre para organizarlo todo, de si vivimos cerca de donde se va a celebra la boda y del presupuesto. Podemos estar en un acierto o en un error que luego va a repercutir personalmente en nuestro grado de estrés durante la ceremonia y en el disfrute del evento, pero si has decidido hacerlo todo por tu cuenta vamos a darte algunos consejos que no puedes pasar por alto, para que todo salga bien.
Las mujeres pensamos que el trabajo de una wedding planner podemos hacerlo perfectamente nosotras, de hecho antes no existían las organizadoras y coordinadoras de bodas y eventos y todo funcionaba y salía bien.
Antes y ahora
Bueno, ahora no es del todo igual que antes, en primer lugar la mujer de ahora trabaja y está más ocupada, con menos tiempo libre. En cuanto al banquete de bodas, actualmente, durante todo el año puedes encontrar de todo en el supermercado, comer jamón o langostinos, por ejemplo, no sólo en Navidad. ¿ Y esto qué significa? Pues casi que la comida en una boda pasa a un segundo lugar o al menos comparte el primer lugar con una serie de actividades y escenificaciones que han surgido para sorprender a nuestros invitados como puede ser unas luces tipo verbena, un grupo de música en vivo, un baile flamenco, una food-track, fuegos artificiales, una mesa rústica de quesos, un corner de mojitos, un carrito de hot-dogs al más puro estilo americano…. muchas pequeñas cosas que requieren de coordinación y timming de la boda perfectamente claro y con el contacto de todos los proveedores que deberán prestar el servicio.
Importante darles a los proveedores las indicaciones de ubicación del lugar de la ceremonia y el de la celebración, no será la primera vez que alguno se nos pierde y podría aparecer en otra finca que no es la nuestra.
Comprobad los teléfonos de todos y tened en cuenta la cobertura que hay en el sitio de la ceremonia o celebración, también ha ocurrido que no podamos comunicarnos ni para darle indicaciones y el fotógrafo, por ejemplo, no llegue a tiempo.
Si contratamos músicos o DJ para la ceremonia o la fiesta posterior, aclararles bien el lugar y que compruebe las tomas de corriente, así como la potencia antes del día B, hemos podido ver, alguna que otra vez, que llegado el momento, a 15 minutos antes de la ceremonia, el grupo de música clásica aparece sin los suficientes metros de cable para la instalación del equipo cuando la ceremonia ha sido bajo un bonito árbol alejado un poco de las instalaciones de luz más cercanas.
Otra circunstancia que podría darse y se nos ha dado, es que apareciera o estuviera el jardinero de la finca, cortijo o palacio, en ropa de faena dando vueltas por la finca o regando en el momento de la llegada de invitados. Hablad con los propietarios o encargados de la finca para que esto no pase y que el personal de servicio esté preparado antes de que lleguen los invitados.
Si dejamos a alguien al cargo de algún tema, como podría ser los regalos de recuerdo, una música especial, la suelta de globos, o alguna otra sorpresa que tengamos prevista, si por alguna razón se olvidara, no debemos paralizar la fiesta, seguiremos y mientras se solventa, continuaremos con la sorpresa más tarde, a veces nos quedamos bloqueados y esto retrasaría el curso del evento, lo que conlleva el disgusto de los novios y la espera de los invitados en la comida que podría causar retrasos en cocinas y no daríamos buena impresión de buena gestión en el evento, a veces no es culpa del catering, si no que hemos pedido más tiempo para empezar el servicio.
Otro caso que no pensamos al no contratar a una wedding planner, es la filtración de la información de nuestra boda cuando el encargado de la gestión es alguien cercano, amigos o familiares, podríamos romper la magia del momento. Así como el agotamiento que le provocamos y no dejarle disfrutar como un invitado más al evento.
Por eso una buena opción es contratar a un especialista que se ocupará con total profesionalidad de todo sin quebraderos de cabeza y sin riesgos de la buena gestión de vuestra boda. Existe 2 perfiles profesionales para esto: el de wedding planner, que te ayuda con la contratación de proveedores, vestido, finca…. y la del wedding coordinator que te ayuda en el timming ( los tiempos y hora de cada cosa ) del día de la boda, en la coordinación de proveedores y en que todo esté como has previsto.
